本記事は、初めて結婚式の幹事を頼まれた24歳を想定して記事を書きました。
24歳以外の人でも参考になるような内容にしておりますので、どうぞご確認下さい。
24歳越えると徐々に結婚ブームが到来しますよね。
僕は男性ですが、結構周囲の友人は結婚をはじめました。
特に田舎の方が結婚が早い気がします。
まあ、初めての結婚式幹事になると、分からないことだらけで不安になりますよね。
今回は、そんな不安を取り除けるように準備すべきことを全て書きました。
どうぞ参考にして下さい。
- ① まずやるべきこと【新郎新婦・幹事同士顔合わせ編】
- ② まずやるべきこと【会費を決定する】
- ③ まずやるべきこと【幹事側が行う仕事を明確に】
- ④ まずやるべきこと【幹事側のリーダを決める】
- ⑤ まずやるべきこと【希望に合った会場を選定する】
- ⑥ まずやるべきこと【二次会のプランニング】
- ⑦ まずやるべきこと【招待状を送付&出欠確認】
- ⑧ まずやるべきこと【景品やBGMを準備する】
- 結婚式の二次会幹事に選ばれた（まとめ）
① まずやるべきこと【新郎新婦・幹事同士顔合わせ編】
みなさん初めて幹事を頼まれたときにまずするべきことは、
新郎新婦、幹事全員が顔合わせて打ち合わせを行う必要があります。
目安とされる時期は二次会が開催される、3〜4ヶ月前には終えておくことが理想です。
一緒に幹事を行うメンバーがどういう人柄なのか、どんな業務を今後任せることができるのか判断できるようにできるだけコミュニケーションを取りましょう。
打ち合わせ時に打ち合わせする内容を大まかにお伝えすると4点あります。
1-1 『二次会のテーマや目的を確認する』
二次会に参加してくれた招待者たちにどんな気持ちになってもらいたいのか、二次会を開催する目的は何かを確認します。幹事者全員が同じテーマ意識を持てるようにしましょう。
1-2 『招待者は？最大人数はどれくらい？』
招待するターゲットは誰なのか？例えば、地元の友達、高校の友達、大学？会社？等新郎新婦の周囲に大勢の招待者になりうる層がおります。新郎新婦側でも明確になっていない場合が多いので幹事が確認をしてあげて固めていきましょう。
忘れがちなのが人数です。50名開催と100名開催では、用意する会場や会費も変わってきます。お金に直結する話なので、しっかり固めておきましょう。
1-3 『絶対行いたい演出、企画は？』
ケーキカット、スピーチ、クイズ、ビンゴ、お笑い・・等
演出や企画は、腐るほどあります。笑
新郎新婦側でやってみたい演出があれば、聞いておきましょう。
話を聞いておくことで、後日幹事側でその演出について詰めていくことができます。
1-4 『避けたい演出、企画はある？』
避けたい演出・・、例えば昔幼い頃の写真や動画を流すことや、壇上でお笑い等の少し恥ずかしい演出など避けたい演出はあるかどうかを確認しておきましょう。
あくまで新郎新婦側が主役になるので、彼ら、彼女らが避けたい演出があれば確認をしておくべきです。
② まずやるべきこと【会費を決定する】
参加者に当日支払ってもらう『会費』の価格を決定します。
今後企画が増えて若干の金額差は出てくると思いますが、おおまかな金額を決定します。
重要なのが、費用の一部を新郎新婦側に負担してもらえるかどうかを聞きましょう。
後々揉め事にならないように具体的にどこの金額を負担してもらうかまでを話し合っておくと揉め事にならず安心です。
③ まずやるべきこと【幹事側が行う仕事を明確に】
結婚式は業者が入って特にやることはありませんが、二次会では幹事がメインで準備から演出までを行うことがほとんどです。
ですが、新郎新婦に協力をしてもらった方が円滑に進む業務があります。
１. 紹介者は誰にするのか？
２. 予算はどれぐらいにするのか？
他細かい点ですと、会場はどこにするのか、会場選びにこだわりはあるのか？時間帯は？などをはっきりと話合っておく必要があります。
ポイントは、『幹事の仕事』と『新郎新婦の仕事』をキッチリ分けておくことです。
④ まずやるべきこと【幹事側のリーダを決める】
新郎新婦側と幹事側で役割分担を明確にする必要があるとお話をしました。
幹事側でも役割分担をはっきりして置かないと後日責任転嫁の嵐になるので、初めて顔合わせをした時点で話をはっきりさせておくことが大切です。
１. まずは幹事のまとめ役（リーダー）を決定しましょう。
幹事グループのリーダーを1名決定すると円滑に進みやすいです。
２. 次に幹事の仕事を書き出してそれぞれの担当を決定しましょう。
・会計
・出欠受付
・会場選び
・プログラム決め
・備品や景品の買い出し
・BGM選び
・司会
・撮影・音響・照明
上記の仕事が幹事で行う仕事の例になりますが、それぞれの仕事を『誰が』『いつ』実行をするのか責任を明確にすることで仕事量の偏りもなくなります。
無用な揉め事を起こさないように、しっかりと明確にすることが重要です。
⑤ まずやるべきこと【希望に合った会場を選定する】
顔合わせが終了したら、次にやるべきことが二次会の会場選定です。
これは新郎新婦側が設定することもありますが、幹事側で選定をすることを想定して書いています。
人気の会場は、予約が埋まることが多くありますので、希望の会場が埋まらないように二次会当日の3~4ヶ月前を目安に探し始めましょう。
1-1 会場を選定する条件・希望の確認
・二次会の日時
・おおよそのゲスト数
・会場の場所
・会場の雰囲気
・料理やドリンク
・パーティースタイル
・必要な設備
会場選びで必要な情報は、上記の通りです。
顔合わせ時に聞いた、新郎新婦から聞いた二次会会場の条件と希望を整理しましょう。
1-2 会場候補を探す
条件と整理をしたのちに具体的に会場候補を探します。
1ヶ所に絞るのではなく、3〜5ヶ所くらい複数候補を挙げていきましょう。
その中でも優先したい候補があるのであれば優先順位をつけましょう。
会場にそれぞれ連絡を入れて空いている日程があれば下見にいきましょう。
1日にまとめてアポイントを調整できるとスムーズです。
1-3 会場を予約する
下見を行ったのちに気に入った会場があれば予約をしましょう。
予約するときに絶対に確認をしておくべきことがあります。
・前払い金は必要か
・キャンセル料は発生するか
・追加料金は発生するか
上記3点を確認しておくことで、追加で無駄な金額を支払うことがなくなります。
初めての幹事ですとここで失敗してしまうパターンが多いそうです。
⑥ まずやるべきこと【二次会のプランニング】
ここまで顔合わせから二次会の会場選定までの方法を書いてきました。
会場が決定したのちは次にどんな内容の二次会を行うかを決定します。
二次会当日の3ヶ月前を目安として幹事で集まって打ち合わせを行いましょう。
〜企画プランニングをする上で、決めるべき内容〜
・プログラム（タイムスケジュール）
・進行表/台本作成
（ここまでは新郎新婦にも共有をしてあげておきましょう。）
・ゲームや余興は何をするのか、担当はだれ？
・ゲームや余興で使う備品や景品リスト、買い出しは誰か？
・始まりのスピーチやサプライズ内容など
上記がプランニングをする上で参考にしていただきたい内容です。
その後は、備品や景品代、演出に掛かる費用をはっきりとさせます。
予算内でしっかりと収まるように、調整をしましょう。
⑦ まずやるべきこと【招待状を送付&出欠確認】
二次会当日の流れが決定し、会費が確定したら、
参加者に対して招待状を送付しましょう。
遅くても2ヶ月前には招待状を送付しましょう。
最近では、メールやSNS、ハガキなどが主流となっております。
特に20代では、『ライン』で連絡を取り合うケースも多いです。
1-1 出欠の確認
参加返信の締め切りは、二次会開催の1ヶ月前を締め切りにしましょう。
だいたいの参加者が確定をしたら会費の合計金額を確認。
予算が足りない場合は、景品を減らすか、新郎新婦にカバーしてもらえないか確認を行います。
⑧ まずやるべきこと【景品やBGMを準備する】
二次会当日1ヶ月前になるといよいよ準備が大詰めになってきます。
最初に決めたそれぞれの役割が正しく実行されているか準備が遅れていないか確認をしましょう。
遅れているメンバーが入ればヘルプをするなどして準備万端で迎えれるように調整します。
で、準備が全てうまくいっていると仮定して最後やるべきことを書きます。
１. 備品・景品・プチギフトを購入
購入をしたら必ずレシート、領収書をもらいましょう。
２. BGMの準備
二次会のテーマに沿ったBGMを用意します。
新郎新婦の思い出の曲を知っているのであれば準備すると良いかもしれません。
３. 受付に必要な備品を用意
出席者の名簿、筆記用具、ゲストに入れてもらうお金、忘れがちなのがお釣りです。
万札しか持ってこない人も多いのでお釣りは多めに準備をしましょう。
結婚式の二次会幹事に選ばれた（まとめ）
いかがでしたでしょうか？
今回は、初めて二次会幹事を任せられたときに読んでおくべき内容をまとめました。
僕自身20さいのときに初めて幹事を行なったときに何を準備していいのかわからずに結局上手く成功させることができずに悔しい思いをしたのでそんなことに陥らないように今回記事にしたてあげました。
新郎新婦の一生に一度である結婚式、二次会、を最後まで楽しんでもらえるように演出をしましょう〜！
それではまた
ぱんだ！